L'entretien privé avec le Président, un moment important où tous les sujets sont abordés sans détours, prépare la réunion avec le comité et les membres du club.

Mon épouse Mado m'a accompagné dans la plupart des visites. Nous avons été accueillis chaleureusement, avec de nombreuses marques d'amitiés au cours de moments privilégiés.

Le ressenti de l'ambiance qui règne au sein du club est immédiat. Dans la grande majorité des clubs de notre District, les valeurs fondatrices du Rotary sont bien présentes, elles constituent un ciment qui favorise la réalisation de belles actions.

Néanmoins, un club est en grande difficulté et quelques autres doivent s'améliorer et réviser nécessairement leur mode de fonctionnement.

Beaucoup de clubs oublient que le rôle du Chef du Protocole est primordial. Il est souvent dépossédé de sa fonction d’origine de véritable "Maître de Cérémonie" dans le club.

Il a été dispensé une formation à l'Assemblée de Castelsarrasin-Moissac, elle paraît insuffisante.

Actuellement, il n'existe pas de manuel pour la fonction de Chef du Protocole, nous allons en rédiger un pour rendre à ette fonction toute son importance.

Les sujets évoqués au cours de ces entretiens avec les comités ont été en priorité les Effectifs, puis la Communication, les Actions et la Fondation.

En ce qui concerne la Communication, un article d’Alain FONTES publié dans cette Lettre vous donnera quelques informations : cliquez ici

Pour les Effectifs, mon premier constat est que les clubs qui fonctionnent dans le respect des valeurs et des fondements du Rotary n'ont pas de difficultés pour attirer de nouveaux membres. D’autre part, l'âge moyen de nos effectifs aujourd’hui est supérieur à 65 ans et nous peinons à inverser la tendance. Nous devons recruter des membres plus jeunes. Enfin un élément important reste la fidélisations des membres.

Lors de mes visites dans les club, la question des Effectifs a été abordée en trois points :

1/ - Fidélisation des effectifs : les départs sont les plus nombreux entre 4 et 7 ans de présence dans les clubs. Dans cette période seulement entre 25 et 30% de ces départs sont expliqués (mutations, décès…). Nous devons nous intéresser aux 70% restants car ce sont des personnes qui ont été admises dans les clubs par notre système de cooptation, ce sont des Rotariens, des amis qui nous quittent.
Nous voulions en savoir plus, alors nous avons organisé le 30 septembre une journée d’écoute des nouveaux Rotariens. Ils sont venus nombreux et nous ont dit tout ce qu’ils attendaient du Rotary, ce qui les attirait et ce qui pourrait les amener à le quitter. De cette journée d’écoute nous avons édité un Livre Blanc dont le but est d'ouvrir la discussion au sein des clubs, entre les membres pour prendre les mesures nécessaires en vue de fidéliser les nouveaux Rotariens.

Vous pouvez le télécharger : cliquez ici

2/ - Les Jeunes, les Rotaraciens : seulement 4% viennent au Rotary alors qu’ils sont dans "l’antichambre". Le Rotaract France nous a transmis un accord de transition Rotaract / Rotary : ce sont des jeunes qui s’expriment et nous devons prendre en compte ce qu’ils disent. Ces jeunes ce sont nos enfants ou petits-enfants, le Rotary est une grande famille dans laquelle nous pouvons partager de bons moments.

Vous pouvez le télécharger : cliquez ici

3/ - Les bénéficiaires du Rotary : le fichier a été transmis à tous les districts par le Rotary International. Il y a 700 bénéficiaires pour le District 1700, les Adjoints du Gouverneur prendront contact avec les clubs après analyse.

Ces bénéficiaires sont d’anciens students, des boursiers, des rotaraciens… avec qui nous avons perdu le lien. Ce lien nous devons le rétablir. Bien évidemment certains ont déménagé, ne sont plus dans notre région. Nous devrons donc transmettre les nouvelles coordonnées au district de résidence et réciproquement.

Mais au-delà, et ce dans tous les clubs, il y a les bénéficiaires des actions menées. Ils connaissent le Rotary, les clubs ont répondu à leur besoin. Il est facile de les inviter à participer à une collecte de fonds, à une action, ils s’investiront certainement avec plaisir.

Il faut créer un vivier de contacts pour créer du lien, leur envoyer des informations, les inviter aux actions, plus généralement à la vie des clubs. 

Ce vivier doit être enrichi en prenant contact avec des associations locales afin de créer un partenariat simple. Il s’agit d’un échange de bons procédés qui doit s'entretenir.

Cette approche est bien accueillie par les Présidents et leurs comités, alors maintenant : Place à l'action !

Alain Bétato

Gouverneur du District 1700