La réunion est la composante clé du pilotage de projets !!
La réunion ne doit pas être un monologue du Président/e, mais un moment interactif, collectif dans un cadre, un cadre défini et respectueux.
Certains d’entre vous de part votre quotidien professionnel savent préparer, mener, animer des réunions. Mais pour certains d’entre vous, les process de réunion, d’animation ne font pas partie de votre quotidien.
Voici donc quelques outils, bonne pratiques pour « Préparer, Mener, Animer vos réunions »
Le maitre mot et la réussite suprême réside dans la PREPARATION !!
Communiquer est le fait de créer un effet en transmettant un message à l’autre. En utilisant le langage verbal (volume, articulation, élocution, débit, intonation…) et non verbal (gestes, mimiques, visage, regard, utilisation de l’espace…), mais attention, si les mots sont importants, le langage non verbal viendra assoir, renforcer ou contredire vos mots !!
Soyons attentif à la déperdition du message entre les personnes, ayons un discours clair, varions les supports, les silences, notre message est-il destiné à tous ou non ?
Animer est le fait de donner vie à quelque chose, un sujet, inspirer quelqu’un, le pousser à l’action. Animer une conversation c’est rendre un sujet, un récit plus vivant.
La réunion est le fait de regrouper des personnes en un lieu, et de remettre ensemble des éléments épars.
Le/la Président, tout comme Le/la chef du protocole, le/la secrétaire, mais aussi les resp de commissions et les membres peuvent être à tour de rôle des ANIMATEURS. Pour cela ils devront : FACILITER la dynamique du groupe, STIMULER la production avec des prises de décisions par exemple, REGULER les interactions + ou –
Vous devrez toujours être attentifs à réguler les bavards, facilitez la prise de parole des introvertis, des silencieux, à faciliter les échanges, à discipliner les gens, à écouter les autres.
Le plus complexe sera de canaliser vos participants « hostiles » :
- Le bavard : asseyez le à coté de vous, ou laissez faire le groupe s’il le prend lui-même en charge et le canalise
- Le silencieux : observez et décelez les signes, le non verbal, sollicitez le par des signes ou des regards, si besoin désamorcez vite la situation avant qu’elle n’empire
- L’indifférent : recherchez ses motivations, ses propres intérêts, éventuellement poussez le sur ses motivations, ses devoirs envers le club (valeurs, vision…)
- L’agressif : ne rentrez pas dans son jeu, restez très calme, recentrez la discussion sur des faits et non des émotions
- Le bouffon : ramenez le à l’ordre, la tache, le but, ramenez le vite dans le cadre avant que cela ne déborde
- Le théoricien : faite intervenir le groupe, coupez le (avec délicatesse et bienveillance) et rappelez les objectifs, ouvrez la discussion aux autres en utilisant la question ouverte
- Le déviant : ramenez le aux faits, aux objectifs, recadrez
- Le chicaneur : sollicitez le sur des solutions à mettre en œuvre, des propositions, rester sur du constructif
DONC
Préparez, Utilisez le présent, Donnez du rythme, Ayez une écoute active, Donnez du rythme à votre discours, de la bonne humeur et une pointe d’humour
Les questions ouvertes permettent de relancer le débat, obtenir des informations
Les questions fermées permettent de pousser à la décision, valider une information, une action
Enfin, préparez et structurez votre discours, les sujets à traiter/les interventions : informez les personnes qui doivent exposer un sujet, une action, un projet. »
Bonnes réunions et belle année à tous les Présidents/es élus/es !!
Votre Dévouée, la commission formation !