Organisation des passations de pouvoirs dans les Clubs

15/06/2018

Comme tous les ans les Présidents des Clubs veulent donner un maximum d’impact à leur cérémonie de passation, ce qui est parfaitement justifié.
J’insiste sur deux aspects :
1/ La Qualité de la publicité de l’évènement et son impact Public
Il s’agit d’un évènement charnière majeur de l’activité d’un Club Rotary qui doit faire l’objet d’une communication à la fois en interne, et surtout vers l’extérieur car il permet d’améliorer ou de rectifier ( partiellement) notre Image Publique. Il faut être vigilant sur la nature et les contenus des communiqués de presse qui doivent faire l’objet de soins particuliers. Roger Surjus pourra vous donner quelques conseils à L’Assemblée de Quillan.
Il faudra impérativement utiliser les recommandations de la charte graphique ( je rappelle qu’elle a été mise en place il y a plus de 5 ans, et qu’on trouve encore 30 % de publications qui l’ignorent) Or une charte graphique est un outil de reconnaissance d’image extrêmement important sinon le premier !!!
La charte éditoriale ou « éléments de langage » , au Rotary nous valorisons ce qui constitue la base même, et l’essence de notre structure que nous sommes les SEULS à agréger.
- « Servir d’abord »
- « Le critère des 4 questions »
- « le moto de l’année » « Un impact réel » le futur « Soyons l’inspiration »
- En dynamique : Rotary signifie Rotatoire et marque le renouvellement. Nous changeons nos dirigeants tous les ans sauf en cas de mise en place de plans de leadership dans certains domaines « 3 ans à la Fondation par exemple. » Donc il faudra insister sur les éléments de renouvellement au niveau du RI, du district et du Club ( équipe dirigeante, recrutement de nouveaux membres, évolution des actions)
- « Les domaines d’action du Rotary » que peu de gens connaissent
- « Les bénéficiaires du Rotary »
- « La Fondation Rotary et son rôle moteur sur les Grands Chantiers comme sur les petits..
Il est important de mentionner 80% sinon tous les éléments de langage qui sont porteurs de notre image et de celle du Club
Je vous conseille bien évidemment de mettre votre commission communication sur le coup, et de préparer un bulletin « Communiqué de presse » dont vous verrez qu’il vous sera largement utile, et demandé ! N’oubliez pas mes recommandations : Une photo ! un Chapo ! un explico !!

2/ La Sécurité de vos transmissions et des mailings
Dès le 25 mai la nouvelle Règlementation Européenne sur la Protection des données va s’appliquer à toute entreprise ou organisation qui détient des fichiers et diffuse des informations d’identification tels que les adresses mails etc... Cette Règlementation prévoit des sanctions extrêmement importantes et des mises en œuvre simplifiées pour lutter contre l’utilisation de listes, données etc a des fins commerciales ou autres...
Je vous conseille donc d’être très prudents à ce niveau là, et en particulier à ne « JAMAIS DIFFUSER DE LISTES D’aDRESSES MAIL « sur le net.
Il est absolument interdit de les diffuser sans accord « explicite » .
Donc pour faire connaitre vos dates de passation de pouvoirs comme pour tout évènement, je ne vous conseille pas de les diffuser par mailings aux présidents des Clubs. Déjà l’année dernière je vos avais mis en garde contre cette pratique, essentiellement par souci de sécurité Anti Spam, cette année cela devient plus dangereux !
ALORS COMMENT FAIRE ???
C’est pas Compliqué, Tous les réseaux Sociaux et autres GAFA, nonobstant leurs pratiques commerciales désormais incontournables ont été Sommés de respecter la RGPD et on déjà modifié leurs algorithmes, ils vous ont d’ailleurs probablement proposé d’accepter un certain nombre de dispositions. On verra ceci un peu plus tard pour vous aider à sécuriser vos comptes au maximum.
Dans l’immédiat, Sachez que vous disposez d’outils de publications puissants :
A/ Le Site du district ( 25 000 accès)
Si vous avez mis a jour votre Login, vous pouvez si vous faites partie du bureau de votre Club y publier vous même les évènement à venir ( Photo – titre – description) cette fonctionnalité est en place. Si vous ne savez pas, demandez à l’équipe Communication du district, ils vous le feront.
B/ La Page Facebook du district
Ici : https://www.facebook.com/rotary.district1700/
Cette page apparait sur Tous les navigateurs, en outre elle est lue par un peu plus de 1100 abonnés actuellement. Elle est à privilégier si vous invitez des personnes extérieures au Rotary.
C/ Le groupe public district 1700
Ici : https://www.facebook.com/groups/246648892039037/
Ce groupe est l’outil privilégié de communication interne ( bien qu’il soit encore public, mais il faut entendre public par tous les rotariens voire extérieurs au district, et les amis très proches des rotariens) N’oubliez pas la charte editoriale ( Nature des photos, pas trop de texte, titres dynamiques !)
Cet outil est un moyen alternatif aux mailings, beaucoup plus efficace et beaucoup moins dangereux !!!!
D/ La fusée à trois étages de vos Clubs
Ces outils réseaux sociaux que vous avez mis en place dans les Clubs conformément aux recommandations que nous avons pu vous faire au cours des SFPE et Assemblées ou prônées par vos ADG, sont un outils de publicité de proximité extrêmement puissant et sûr, beaucoup plus que des mailings mal maitrisés... ( Demandez à vos ADG qu’ils vous expliquent , ils savent !) à défaut demandez moi, je viendrai, ou enverrai quelqu’un...
E/ Créer un évènement sur Facebook
Cf liste des ressources et tuto :
https://fr-fr.facebook.com/help/572885262883136/?helpref=hc_fnav

Rien de plus facile de créer un évènement sur Facebook, vous pouvez même y faire figurer vos formulaires d’inscription et y mettre vos réservations et billetteries. Avant de vous lancer, notez bien vos renseignements, lieux, heures etc.. téléphones et organisateurs, adresses billetteries ( vous pouvez demander au district si vous ouvrez un compte Paypal ou Paygreen de Club, vous avez accès à une billetterie..)

CONCLUSION
Vous voilà avertis, à défaut d’être Parés ! il ne tient qu’à vous de mettre en place une excellente communication, et surtout n’oubliez jamais que ce qui fait la qualité d’une communication, ce n’est pas l’idée qu’on s’en fait, mais l’impact qu’elle a réellement sur celui qui la reçoit ( ou ne la reçoit pas !!!)